WERKWIJZE RE-BASE APP BEPALEN

Voordat je binnen je organisatie met de Re-Base gaat werken, moet je de app klaarmaken voor gebruik. Daarnaast raden we je aan werkafspraken op te stellen. We zetten een aantal punten op een rij om over na te denken.

Welke software wordt waarvoor gebruikt?

Wanneer jouw organisatie de Re-Base app gaat gebruiken, raden we aan geen externe programma’s meer te gebruiken.

Een voorbeeld is het gebruik van andere communicatiemiddelen. Natuurlijk kun je nog steeds met cliënten bellen en mailen, maar spreek af dat de chat voor korte berichten het communicatiemiddel is.

STOPPEN MET WHATSAPP EN SMS

Het gebruik van WhatsApp en SMS raden we wegens privacy redenen absoluut af. Gebruikten jij en je collega’s dit in het verleden wel? Verwijder dan allemaal alle oude gesprekken van de telefoon.

Wat staat er in het profiel?

Een aantal gegevens worden vanuit het portal automatisch in het profiel van de app gezet. De profielfoto en de infotekst moeten nog ingevuld worden.

PROFIELFOTO

De profielfoto kan alleen door de coach zelf worden toegevoegd. Welke afspraken maak je hierover? Zijn er voorwaarden waar de foto aan moet voldoen? Of mag het ook een vakantiefoto zijn?

INFOTEKST

Spreek met elkaar af wat er in de infotekst moet staan. We raden aan om in ieder geval te vertellen:

– op welke momenten je beschikbaar bent
– hoe snel iemand een reactie kan verwachten

Verder ben je hier uiteraard vrij in.

Wie beantwoordt vragen?

Heeft een coach of cliënt een vraag over de app, wie beantwoordt deze dan?

Zoals je op de pagina over het bepalen van de werkwijze kunt lezen, krijgen cliënten een welkomstmail met daarin contactgegevens. Wiens gegevens zijn dat eigenlijk? En als deze persoon vragen binnenkrijgt over de app, maar het antwoord niet weet, waar kan deze dan terecht?

Het is goed om over een workflow na te denken. Verwijs mensen bijvoorbeeld naar een pagina op jullie eigen website, of naar de video handleidingen op de Re-Base website.

Pagina over Re-Base app op eigen website

Misschien is het de moeite waard om ook op de website van je organisatie een omgeving in te richten over de app. Zo kunnen coaches hier makkelijk naar verwijzen wanneer iemand een vraag over de app heeft.

Op deze pagina kun je bijvoorbeeld het volgende delen:

– veelgestelde vragen
– een link naar de app- of playstore om de app te downloaden
– contactgegevens voor wie nog vragen heeft over de app
– een link naar de video handleidingen op de Re-Base website

Welke cliënten mogen welke bestanden zien?

Als een cliënt in de app inlogt ziet deze alleen bestanden in het dossier waarbij in het portal de bestanden op zichtbaar zijn gezet. Spreek met elkaar af welke cliënten welke bestanden in mogen zien en stel dit vervolgens in.

Je doet dit door in het portal naar ‘Trajecten’ -> ‘Overzicht’ te gaan en een cliënt te selecteren. Vervolgens ga je naar ‘Bestanden’, je selecteert nu de bestanden die de cliënt mag zien en klikt op ‘Zichtbaarheid’. Hier stel je in wie de geselecteerde bestanden in de app kan bekijken.

Wie nodigt cliënten uit voor de app?

Administratieve medewerkers, maar ook coaches kunnen in het portal cliënten uitnodigen voor de app en toegang tot de app ontnemen. Wie geef je hiervoor de verantwoordelijkheid?

Op de pagina ‘Samenwerken met cliënten’ lees je precies hoe dit werkt.

Werkwijze intern communiceren

Het is nu tijd om de werkwijze intern te communiceren. Je kunt dit op verschillende manieren doen. Wij raden aan om in ieder geval op papier te zetten wat de werkwijze is, maar deze ook zeker nog met elkaar te bespreken. Dit doe je bijvoorbeeld in een speciaal hiervoor georganiseerde Re-Base app Kickoff.