RE-BASE APP KLAARMAKEN VOOR GEBRUIK

Gebruikt jouw organisatie de Re-Base app nog niet? Dan moeten er een aantal dingen geregeld worden voordat jij en je collega’s aan de slag kunnen. De app is grotendeels klaar voor gebruik, maar wat moet je zelf nog instellen?

Voorwaarden uploaden

Bij de eerste keer inloggen moet iedere cliënt:

– Akkoord gaan met de Re-Base voorwaarden.
– Akkoord gaan met de voorwaarden van de organisatie zelf.
– Aangeven of de cliënt wil meewerken aan een tevredenheidsonderzoek (TVO).

De voorwaarden van Re-Base zelf staan klaar in de app. De voorwaarden van jouw eigen organisatie moeten nog geüpload worden. Hoe doe je dat?

Zorg ervoor dat je de voorwaarden in een PDF bestand hebt opgenomen. Kent jouw organisatie naast Algemene Voorwaarden ook een toestemmingsverklaring of iets anders? Neem dit dan ook op in hetzelfde PDF bestand als de Algemene Voorwaarden.

Het PDF bestand koppel je met de app in het Re-Base portal. Ga in de basisomgeving van het portal naar ‘Instellingen’ en kies ‘Uploaden Voorwaarden’. Hier kun je vervolgens kiezen voor ‘Upload Algemene Voorwaarden’ of ‘Upload TVO voorwaarden’.

Heb je zelf geen ‘Administrator’ rechten en geen toegang tot de basisomgeving van het Re-Base portal? Lever dan het PDF bestand aan bij jouw administratieve collega. Deze collega heeft altijd ‘Administrator’ rechten.

Contactgegevens welkomstmail invullen

Wanneer je cliënten uitnodigt om de app te gebruiken, krijgen zij een automatische mail. Hierin lezen ze onder andere hoe ze moeten inloggen.

De mail wordt afgesloten met de contactgegevens van jullie organisatie, waar ze terecht kunnen met vragen over inloggen en het gebruik van de app. Deze gegevens moet je zelf nog even invullen.

Ga in de basisomgeving van het Re-Base portal naar ‘Programma’ -> ‘Instellingen’ -> ‘Algemeen’ -> ‘Algemeen’ -> ‘Contactgegevens’. Hier zie je invulvelden waarin je in ieder geval jouw bedrijfsnaam, telefoonnummer en e-mail adres invult.

Heb jezelf geen toegang tot de basisomgeving? Dan geldt ook hier, lever de gegevens aan bij jouw administratieve collega. Deze heeft altijd toegang tot de basis omgeving van de Re-Base app.

Trajectbestanden aan trajecttemplate koppelen

Sommige bestanden zijn voor iedereen relevant. Je kunt ze nu in één keer aan alle cliënten koppelen. Waardoor iedereen deze vanuit de app in kan zien. Dat scheelt je veel tijd!

Je koppelt de documenten door in de Re-Base basisomgeving te gaan naar: ‘Onderhoud’ -> ‘Algemeen’ -> ‘Algemene portaal documenten’.

Zijn documenten alleen tijdens bepaalde trajecten relevant? Ook dan kun je ze in één keer koppelen. Dit doe je door te gaan naar: ‘Onderhoud’ -> ‘Trajecten’ -> ‘Template portaal documenten’. Na het uploaden van het document kun je deze koppelen aan een trajecttemplate, zoals ‘Werkfit’ of ‘Naar Werk’. Dit doe je via ‘Onderhoud’ -> ‘Trajecten’ -> ‘Template’ -> ‘Documenten’. Tot slot geef je aan welk gebruikerstype dit document mag bekijken (cliënt, coach en/of contactpersoon).

Het gaat hierbij niet om sjablonen met koppelvelden, maar om bijvoorbeeld een beschrijving van de inhoud van het traject.

Doe dit in samenwerking met een administratieve collega, wanneer je zelf niet bij de basisomgeving kunt.

Standaard taken aanmaken

Per trajecttemplate kun je standaard taken instellen., via ‘Onderhoud’ -> ‘Trajecten’ -> ‘Template’ -> ‘Taken’. Denk aan taken als ‘LinkedIn profiel aanmaken’, ‘JoxXS zoek profiel aanmaken’ of ‘CV optimaliseren’.

Het enige dat de coach dan nog hoeft te doen is in de app of in het portal de verloopdatum in te vullen en een kort berichtje te sturen via de chat. Vanaf dat moment ziet de cliënt in het dashboard dat er een taak klaarstaat.

Werkwijze bepalen en cliënten uitnodigen

Is de app helemaal klaar voor gebruik? Dan is het tijd om intern afspraken te maken. We zetten een aantal punten op een rij waarvan we adviseren afspraken op papier te zetten. Pas daarna ga je je cliënten uitnodigen.